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A Importância do Bom Relacionamento entre Fornecedores e Construtoras

Postado em Gestão ,     em público maio 27, 2015

Vista como função estratégica, e não apenas operacional, a implementação de uma política de seleção e qualificação de fornecedores, ajuda a aumentar a eficiência da construtora.

O entendimento da importância desta política deve ultrapassar também os limites da própria empresa. Todos devem ser envolvidos, desde o escritório (setor de suprimentos) até o canteiro de obras (almoxarife, mestre e engenheiro), além dos próprios fornecedores. Todos devem ser esclarecidos sobre a implantação do processo. O primeiro passo é definir etapas, responsáveis, indicadores de acompanhamento e respectivos tempos de coleta de dados. E também as formas de pesquisa a serem utilizadas para escolher os parceiros fornecedores na implantação da política, como visitas e contatos com empresas de referência na área, consultoria ou leitura especializada. É importante que os responsáveis pela nova estratégia deleguem responsabilidade para os diretores e gerentes se capacitarem em novas formas administrativas e produzirem diretrizes e ferramentas de planejamento de curto, médio ou longo prazo, que sejam realmente exeqüíveis e práticas. Para isso a empresa deve reservar um investimento para esse processo.

A política de seleção, qualificação e desenvolvimento de fornecedores deve ser feita de forma programada e gradual, seja na empresa ou na obra. No começo devem-se privilegiar fornecedores de serviços mais relevantes, com grande representatividade no custo, ou fornecedores de materiais mais críticos, com pouca disponibilidade no mercado. Também é interessante buscar fornecedores que tenham capacidade administrativa para a interação ou parceria, ou então desenvolver estratégias de capacitação gerencial e técnica para fornecedores mais importantes. A indústria, de um modo geral, trabalha com a política de “desenvolvimento dos fornecedores” identificados como estratégicos. Não há como interagir, num primeiro momento, com todos os fornecedores de uma obra ou de uma empresa.

Os pilares dessa estratégia passam pela definição de prioridades e responsabilidades dos envolvidos, alocação de recursos financeiros e humanos, discussão de critérios para seleção e qualificação nos aspectos técnicos, comerciais, gerenciais e econômicos, criação de banco de dados e cadastro de fornecedores, e formas de capacitação e desenvolvimento de fornecedores. Além disso, tudo o que é planejado deve ser controlado e é necessário criar formas de avaliação do processo que agreguem valor e compromisso com as metas fixadas bem como tragam a informação com qualidade, rastreabilidade, confiabilidade. Assim, outro aspecto importante é estabelecer canais de comunicação que garantam as qualidades necessárias de um eficiente sistema de informação que subsidiará o sistema de decisão da empresa. As pessoas envolvidas nos processos devem participar ativamente do ciclo de implantação da estratégia, apontando falhas e acertos.

Para tornar a área de suprimentos das construtoras mais competente e produtiva, os procedimentos existentes devem ser diagnosticados corretamente. Para isso, é preciso estudar e registrar o fluxo de informações e decisões dentro da empresa e, se necessário, formalizar ou alterar o organograma da construtora. A agilidade e confiabilidade de comunicação com outros setores são fundamentais – obra, projeto, comercial, administrativo, financeiro e contábil. Em muitos casos, há necessidade ainda de uma reorganização dos procedimentos e implantação de novas orientações operacionais. Como são muitos os materiais que uma construtora precisa comprar, não há como dar o mesmo nível de atenção para todas as aquisições. Assim, é indicado criar um sistema de classificação interno dos insumos – críticos, necessários ou de pouca importância. Para cada um deles, pode-se buscar uma estratégia diferente de relacionamento com o fornecedor. Entre elas, a parceria e o comprometimento para aquisições de longo prazo. No processo de negociação das aquisições, o “saber negociar” é importante e oferece um grande retorno para a empresa. Isto não significa que a negociação precisa ser “predatória”, pois é importante instituir um processo onde todos ganhem. Assim, é também necessário treinar os profissionais do setor, e como em toda a empresa, todos precisam ser motivados a trabalhar “vestindo a camisa”. Também devem ser verificadas as possibilidades de introdução de Tecnologias de Informação e Comunicação (TIC) no processo administrativo, desde ferramentas simples de comunicação até a implantação de sistemas Enterprise Resource Planning (ERP) e comércio eletrônico (e-commerce).

As qualificações do profissional de suprimentos incluem experiência em obras, conhecimento das dificuldades inerentes da administração do canteiro, capacidade de interagir com sistemas informatizados, registro adequado das informações, facilidade de comunicação e postura ética. Também há necessidade de construção de ferramentas específicas para facilitar a gestão deste setor, que ajudem na tomada de decisões, tais como cronogramas de consumo de materiais, cronogramas de entregas em obras, cronogramas de contratação de subempreiteiros etc.. A formação pode ser de nível técnico, tecnológico ou graduação em construção civil (engenheiro civil ou arquiteto). É importante a especialização na área de administração ou formação em pós-graduação.

Entre as principais medidas práticas para aperfeiçoar a equipe de suprimentos, estão a capacitação em cursos de administração de empresas, treinamento em novas ferramentas de TIC, instalação de infra-estrutura necessária (microcomputadores com acessórios modernos de TIC, rede de Internet eficiente, programas eletrônicos, sistema de gerenciamento), além de desenvolvimento de capacidades de negociação e de técnicas de planejamento. Deve-se desenvolver ainda a cultura do respeito mútuo e da lisura, onde todos possam ganhar com a seleção do fornecedor mais adequado.

Assim, os ganhos para as construtoras que investem na implantação da qualificação e treinamento de fornecedores e capacitação da equipe de suprimentos, além dos retornos financeiros diretos, com preços mais justos, atualizados e com real valor agregado, temos, também, com o uso de TIC, a possibilidade de redução de equipe no setor. Na atualidade do setor da construção civil isto se torna uma estratégia bastante interessante de ser implantada. Com a alimentação do cadastro dos fornecedores, podem-se ter, a qualquer momento, informações sobre o desempenho de um fornecedor específico. Isso implica na implantação de medidas para a redução das falhas gerenciais como, por exemplo: definição real de prazos, condições de racionalização da entrega, aquisição de insumos de qualidade, definição da quantidade conforme lote econômico, transporte e armazenamento de forma correta, o que garante um melhor desempenho dos materiais e componentes ao longo da obra e de seu ciclo de vida.