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Auditoria de Cronogramas e Componentes da Validação

Postado em Gestão ,     Escrito por Aldo Dórea Mattos    em público junho 9, 2015

Aqui os autores abordam os temas “Auditoria de cronogramas e componentes da validação e auditoria”, que ajudam contratantes e construtoras a ter um plano de trabalho e um cronograma válido e racional, evitando riscos de extrapolação de custos e de prazos.

Na medida em que o projeto avança, devem ser feitas verificações de desempenho em relação ao cronograma planejado (baseline). Um cronograma de obra deveria ser acompanhado semanalmente ou, no máximo, mensalmente. É responsabilidade da construtora avaliar a situação do projeto, compará-la com a linha de base e analisar o resultado. Em cada revisão dessas, ocorrem desvios em relação ao plano original, devido a oscilações de produtividade da mão-de-obra e dos equipamentos, condições diversas, imprevistos, escassez momentânea de pessoal, interferências externas, alterações ou falhas no projeto, ou acelerações por parte do proprietário ou da construtora.

O projeto foi executado conforme o planejado?

As solicitações de mudança (change orders) aprovadas pelo proprietário foram incorporadas ao plano de trabalho e ao cronograma? Seu escopo de trabalho está descrito de modo satisfatório em termos de novas atividades?

O progresso no período impactou a data de término do projeto?

Todas as modificações e impactos foram documentados e encaminhados ao proprietário?

Validação e auditorias

A validação ocorre quando o cronograma inicial, ou revisado, é apreciado antes do início de quaisquer trabalhos no canteiro de obras, com a possível exceção de mobilização, limpeza do terreno, instalações provisórias, escavações, licenças e encomendas equipamento/material com longo prazo de entrega.

Este processo pode consumir muito tempo, tanto na primeira versão do planejamento, quanto após cada submissão do cronograma, até que um cronograma referencial válido seja aceito pelos stakeholders, ou seja, proprietário, construtora, subempreiteiros, fornecedores, organismos financeiros e agências públicas.

A auditoria deve ocorrer várias vezes durante a execução da obra. A primeira auditoria deve se realizada entre 15% e 20% do prazo previsto para confirmar as estimativas de duração, recursos e produtividade. Esta auditoria pode coincidir, ou estar próxima, do término das escavações e da infra-estrutura. A essa altura, as principais incógnitas e riscos são conhecidos e resolvidos. Para considerar a nova situação, podem ser elaborados um plano de trabalho revisado e um novo cronograma, com linha de base de acordo com as condições conhecidas e estimativas mais precisas.

Uma segunda ocasião para auditoria e reavaliação se dá quando o a superestrutura foi concluída e começam os serviços de acabamento, geralmente, executados por vários subcontratistas simultaneamente. Neste ponto, procede-se a uma nova ‘estimativa para terminar’ e outra ‘estimativa no término’ (termos da técnica de valor agregado). Quando a última auditoria é requerida equivale ao término do projeto, a fim de documentar o cronograma ‘as-built’ do projeto e, além disso, sempre que um pleito contratual precise ser analisado.

Componentes

Há muitas facetas e procedimentos utilizados para realizar validações e auditorias de cronogramas. Basicamente, o cronograma proposto é dissecado para revelar todos os parâmetros empregados. Em seguida, se faz uma verificação cruzada entre os diagramas de atividades lógicas do pacote de trabalho e as informações do banco de dados eletrônico, uma vez que precisam estar em perfeita consonância. Todos os dados visíveis, restrições etc. devem ser os mesmos que o programa usou para gerar os cronogramas, histogramas de recursos e gráficos de valor agregado.

Alguns dos esforços de validação típicos são:

Revisão, avaliação e crítica da estrutura analítica do projeto (EAP);

Avaliação de estimativas: recursos, durações, valor agregado;

Verificação da lógica: vínculos obrigatórios e preferenciais;

Análise da estratégia do plano de trabalho, meios, métodos e premissas;

Revisão das restrições de datas: marcos contratuais e sujeitos a ação de terceiros;

Revisão de recursos, valor agregado, produção e restrições de espaço;

Revisão do calendário de recursos;

Verificação de itens com longo prazo de entrega: ordens de compra, data prometida pelos fornecedores, condições para manuseio e armazenamento;

Validação do banco de dados: verificação cruzada;

Revisão do controle de revisões: completude e formato;

Revisão do uso de contingências: valores e razões;

Revisão dos prazos e reservas – dimensionamento dos buffers;

Revisão dos parâmetros de valor agregado: ganhos, homens-dia, aplicação de materiais, desempenho por categoria de serviço;

Análise dos índices de variação de custo e prazo;

Avaliação de tendências e previsão de estimativas no término.

Benefícios

Contratantes e construtoras podem se beneficiar muito da validação e auditoria do planejamento.

Do ponto de vista do proprietário, é necessário saber que o plano de trabalho da construtora e os cronogramas são realistas e factíveis, já que estes elementos também indicam quais ações o proprietário deve adotar (e quando) para não atrasar o progresso da construtora. Isso evita, também, repetidas e inócuas análises para aprovação do cronograma. Com um plano de trabalho e um cronograma válido e racional os riscos de extrapolação de custos e de atrasos se reduzem.

Para os proprietários, os benefícios são:

Garantia de um cronograma válido, sensato, racional e factível;

Garantia da execução do cronograma do projeto;

Garantia de um timing adequado nas diversas fases do projeto;

Minimização da manipulação do cronograma para fins de futuros pleitos contratuais pela construtora;

Garantia de relatórios e revisões de planejamento adequados;

Garantia de documentação e rastreabilidade apropriados;

Melhores informações para análise contemporânea do projeto;

Detecção imediata de atrasos, desvios e tendências;

Tempo hábil para permitir a adoção de medidas corretivas e preventivas, análise de alternativas, ajustes de escopo, etc.;

Redução da vulnerabilidade em reclamações posteriores por parte das construtoras;

Redução da necessidade de arbitragem como último recurso para resolução de disputas.

As construtoras também precisam saber que seus subempreiteiros e fornecedores podem atuar conforme requerido e acordado, e que seus próprios esforços são eficientes e eficazes.

Para construtoras, subempreiteiros e fornecedores, os benefícios são:

Detecção de erros na definição do escopo, vínculo entre atividades, marcos intermediários, alocação de recursos, etc.;

Aumento de confiabilidade e robustez técnica do planejamento, servindo inclusive para preservar o direito das construtoras para futuros pleitos para compensação de custos e prazo;

A experiência dos validadores/auditores em projetos similares serve como suporte para a construtora em assuntos técnicos, tais como metodologia construtiva, produtividades, solução de problemas, etc.;

A presença de validadores e auditores induz as construtoras a planejar e controlar melhor o trabalho.

sobre o autor
Aldo Dórea Mattos

Engenheiro civil (UFBA);
Advogado (UFBA);
Mestre em Geofísica (UFBA);
Presidente da Seção Brasileira da Association for the Advancement of Cost Engineering (AACE – www.aacei.org);
Certificado como Project Management Professional (PMP) pelo PMI;
Autor dos livros (todos pela Ed. Pini):
®    “Como Preparar Orçamentos de Obras”;
®    “Planejamento e Controle de Obras”;
®    “Patrimônio de Afetação na Incorporação Imobiliária”;
Experiência em projetos de infraestrutura nas áreas de energia, transportes e saneamento em diversos países;
Foi Coordenador da Qualidade de Obras e responsável pela fiscalização da reforma e ampliação do Aeroporto Internacional de Salvador (pela CONDER – Cia. de Desenvolvimento Urbano do Estado da Bahia);
Instrutor de cursos de Gerenciamento de Obras, Planejamento de Obras e Orçamento de Obras (21 Estados, 6.000+ participantes);

Consultor de planejamento e gerenciamento de obras em diversas empresas públicas e privadas;
Autor de diversos artigos em revistas especializadas e congressos internacionais;
Professor do MBA em Gerenciamento de Projetos da Fundação Getúlio Vargas (FGV) e de cursos da Fundação Instituto de Administração (FIA);
Diretor da Aldo Mattos Consultoria.