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Gestão de Projetos em Empresas de Arquitetura de Pequeno Porte

Postado em Gestão ,     Escrito por Beatriz Fernandez Gontijo    em público junho 9, 2015

Na maioria dos casos, os problemas com projetos estão relacionados a prazos, alterações de escopos, ausência de parâmetros, inconsistência das informações, enfim, à falta de controle do processo, o que gera um alto nível de incertezas, indefinições e frustrações de clientes e profissionais.

Ao contrário do que se contata no setor de produção de edificações, que, já a partir da década de 70, vem recebendo esforços para melhoria dos processos de produção, ainda são incipientes as iniciativas em favor de uma maior racionalização no setor de projetos.

Por isso, é premente fazer mudanças e implementar processos gerenciais mais integrados à produção. Muitos dos problemas relacionados à baixa qualidade das edificações são atribuídos à falta de qualidade do processo de projeto. Uma visão mais sistemática destes processos está diretamente ligada à melhoria da qualidade da execução das construções.

Historicamente, os projetos de arquitetura têm sido desenvolvidos de forma não planejada, fragmentada, com um foco restrito ao produto final, desvinculado dos múltiplos processos que compõem universo projeto/execução. O perfil comum do arquiteto no mercado brasileiro tem se caracterizado por um distanciamento dos processos de produção racionalizados. O arquiteto, talvez por sua atribuição de “criador”, muitas vezes, tende a cultuar sua auto-suficiência e a considerar que talento e criatividade são suficientes para bons resultados e clientes satisfeitos.

Compreendendo o projeto, no universo da construção civil, como “a atividade ou serviço integrante do processo de construção, responsável pelo desenvolvimento, organização, registro e transmissão das características físicas e tecnológicas especificadas para uma obra, a serem consideradas na fase de execução” (Melhado, 1994), fica evidente a carência de uma visão mais ampla e estruturada dos processos de projeto no ambiente das empresas de arquitetura.

Procedimentos gerenciais

A prática usual de se subestimar a importância de procedimentos gerenciais faz com que os projetos tragam deficiências de origem, com escopos mal detalhados, cronogramas irreais, custos mal dimensionados que respondem por atrasos nas entregas, excesso de retrabalho, desgastes nas relações com clientes e pouco retorno dos investimentos financeiros e pessoais.

Os projetos arquitetônicos apresentam um alto nível de incerteza. Muitas vezes, os requisitos do cliente são vagos, o que não permite que o escopo seja definido de forma clara no início, além de as técnicas de projeto empregadas não contribuírem para a precisão.

A fase de concepção é caracterizada por um trabalho individual, pessoal, em que é difícil se estabelecer uma metodologia rígida, apresentando-se como um processo desordenado, com muitas idas e vindas. Isso é natural, já que se trata da busca de uma solução que não tem, quase nunca, uma resposta única.

Porém, este traço de subjetividade pode extrapolar seus limites e influenciar o projeto como um todo. A fase de planejamento, em que deveriam ser tratados todos os aspectos relativos ao gerenciamento do projeto, é com freqüência subestimada ou ignorada.

Se não há metas e objetivos claros, a relação com o cliente também se contamina, fazendo com que seu grau de comprometimento deixe a desejar. O cliente não tem clareza do que está realmente “comprando”, e o arquiteto, por sua vez, não sabe exatamente o que está “vendendo”. Isso cria um círculo vicioso, no qual não se tem noção de onde começam e terminam os compromissos profissionais entre as partes. Assim, trabalha-se muito mais que o esperado, as solicitações de mudanças são feitas com muito mais frequência e há muito mais dificuldade em se renegociar escopos e valores.

O planejamento, o estabelecimento de parâmetros, objetivos e metas para os projetos conferem mais consistência ao trabalho, que passa fazer parte de uma estrutura conhecida e controlável, e não de um cenário indefinido e nebuloso.

Projetos de arquitetura são comum e falsamente considerados caros e pouco valorizados no Brasil. Mas a melhoria dos processos de gestão pode vir a reverter esta situação adversa. A boa gestão dos escritórios pode contribuir para a otimização dos esforços, redução do retrabalho, diminuição do tempo de vida dos projetos, na melhor apropriação dos custos, identificação prévia dos riscos, ações preventivas e corretivas, e em outros fatores determinantes para a eficiência das empresas.

Para isso, é necessário que se trabalhe com uma visão abrangente dos processos, determinando, de maneira sistemática e estruturada, sua forma de execução. É preciso então considerar o que deve ser feito – escopo, etapas , atividades, tarefas; por quem deve ser feito – os recursos, suas funções e responsabilidades e interações; quando deve ser feito – a que tempo e a que a hora e as relações de precedência; como deve ser feito – procedimentos, ferramentas, qualidade; quanto vai custar – formulação dos preços, custos diretos, custos indiretos, percentual de lucro da empresa; além do controle das informações e de documentos de entrada e de saída.

Os benefícios destas mudanças têm reflexos diretos no sucesso do projeto, tanto no aspecto técnico – ser concluído dentro do prazo e do orçamento previsto, utilizar os recursos de forma eficiente, ter atingido a qualidade desejada -, quanto no aspecto organizacional – conclusão do projeto com um mínimo possível de alterações em seu escopo, boa aceitação pelo cliente, dentro das condições normais da empresa.

sobre o autor
Beatriz Fernandez Gontijo
Engenheira arquiteta pela UFMG, sócia diretora da Ofício Projetos e pós-graduada em Gestão de Projetos pelo Ietec (BH)