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Gestão de Projetos em Empresas de Arquitetura de Pequeno Porte

Postado em Gestão ,     Escrito por Beatriz Fernandez Gontijo    em público junho 9, 2015

Na maioria dos casos, os problemas com projetos estão relacionados a prazos, alterações de escopos, ausência de parâmetros, inconsistência das informações, enfim, à falta de controle do processo, o que gera um alto nível de incertezas, indefinições e frustrações de clientes e profissionais.

Ao contrário do que se contata no setor de produção de edificações, que, já a partir da década de 70, vem recebendo esforços para melhoria dos processos de produção, ainda são incipientes as iniciativas em favor de uma maior racionalização no setor de projetos.

Por isso, é premente fazer mudanças e implementar processos gerenciais mais integrados à produção. Muitos dos problemas relacionados à baixa qualidade das edificações são atribuídos à falta de qualidade do processo de projeto. Uma visão mais sistemática destes processos está diretamente ligada à melhoria da qualidade da execução das construções.

Historicamente, os projetos de arquitetura têm sido desenvolvidos de forma não planejada, fragmentada, com um foco restrito ao produto final, desvinculado dos múltiplos processos que compõem universo projeto/execução. O perfil comum do arquiteto no mercado brasileiro tem se caracterizado por um distanciamento dos processos de produção racionalizados. O arquiteto, talvez por sua atribuição de “criador”, muitas vezes, tende a cultuar sua auto-suficiência e a considerar que talento e criatividade são suficientes para bons resultados e clientes satisfeitos.

Compreendendo o projeto, no universo da construção civil, como “a atividade ou serviço integrante do processo de construção, responsável pelo desenvolvimento, organização, registro e transmissão das características físicas e tecnológicas especificadas para uma obra, a serem consideradas na fase de execução” (Melhado, 1994), fica evidente a carência de uma visão mais ampla e estruturada dos processos de projeto no ambiente das empresas de arquitetura.

Procedimentos gerenciais

A prática usual de se subestimar a importância de procedimentos gerenciais faz com que os projetos tragam deficiências de origem, com escopos mal detalhados, cronogramas irreais, custos mal dimensionados que respondem por atrasos nas entregas, excesso de retrabalho, desgastes nas relações com clientes e pouco retorno dos investimentos financeiros e pessoais.

Os projetos arquitetônicos apresentam um alto nível de incerteza. Muitas vezes, os requisitos do cliente são vagos, o que não permite que o escopo seja definido de forma clara no início, além de as técnicas de projeto empregadas não contribuírem para a precisão.

A fase de concepção é caracterizada por um trabalho individual, pessoal, em que é difícil se estabelecer uma metodologia rígida, apresentando-se como um processo desordenado, com muitas idas e vindas. Isso é natural, já que se trata da busca de uma solução que não tem, quase nunca, uma resposta única.

Porém, este traço de subjetividade pode extrapolar seus limites e influenciar o projeto como um todo. A fase de planejamento, em que deveriam ser tratados todos os aspectos relativos ao gerenciamento do projeto, é com freqüência subestimada ou ignorada.

Se não há metas e objetivos claros, a relação com o cliente também se contamina, fazendo com que seu grau de comprometimento deixe a desejar. O cliente não tem clareza do que está realmente “comprando”, e o arquiteto, por sua vez, não sabe exatamente o que está “vendendo”. Isso cria um círculo vicioso, no qual não se tem noção de onde começam e terminam os compromissos profissionais entre as partes. Assim, trabalha-se muito mais que o esperado, as solicitações de mudanças são feitas com muito mais frequência e há muito mais dificuldade em se renegociar escopos e valores.

O planejamento, o estabelecimento de parâmetros, objetivos e metas para os projetos conferem mais consistência ao trabalho, que passa fazer parte de uma estrutura conhecida e controlável, e não de um cenário indefinido e nebuloso.

Projetos de arquitetura são comum e falsamente considerados caros e pouco valorizados no Brasil. Mas a melhoria dos processos de gestão pode vir a reverter esta situação adversa. A boa gestão dos escritórios pode contribuir para a otimização dos esforços, redução do retrabalho, diminuição do tempo de vida dos projetos, na melhor apropriação dos custos, identificação prévia dos riscos, ações preventivas e corretivas, e em outros fatores determinantes para a eficiência das empresas.

Para isso, é necessário que se trabalhe com uma visão abrangente dos processos, determinando, de maneira sistemática e estruturada, sua forma de execução. É preciso então considerar o que deve ser feito – escopo, etapas , atividades, tarefas; por quem deve ser feito – os recursos, suas funções e responsabilidades e interações; quando deve ser feito – a que tempo e a que a hora e as relações de precedência; como deve ser feito – procedimentos, ferramentas, qualidade; quanto vai custar – formulação dos preços, custos diretos, custos indiretos, percentual de lucro da empresa; além do controle das informações e de documentos de entrada e de saída.

Os benefícios destas mudanças têm reflexos diretos no sucesso do projeto, tanto no aspecto técnico – ser concluído dentro do prazo e do orçamento previsto, utilizar os recursos de forma eficiente, ter atingido a qualidade desejada -, quanto no aspecto organizacional – conclusão do projeto com um mínimo possível de alterações em seu escopo, boa aceitação pelo cliente, dentro das condições normais da empresa.

sobre o autor
Beatriz Fernandez Gontijo
Engenheira arquiteta pela UFMG, sócia diretora da Ofício Projetos e pós-graduada em Gestão de Projetos pelo Ietec (BH)
Termos e Condições
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Os descontos mencionados nos itens (i, ii, iii) não são cumulativos e se aplicam ao pagamento à vista ou parcelados. Em todas as situações, prevalece o maior desconto.   Desconto especial por antecipação de inscrição  5. Inscrições pagas até 45 dias antes da data de início do curso receberão desconto de 10%, cumulativo em relação ao eventual desconto aplicado com base na “Política de Descontos da Academia” (itens 3 e 4 acima).   Reagendamentos 6. Os cursos da AEA Educação Continuada são ministrados a turmas abertas, formadas por adesão dos interessados. Por isso, a realização do curso depende da inscrição de um número mínimo de participantes, Na hipótese de quorum insuficiente, impossibilidade de comparecimento do professor ou outros imprevistos, a AEA Educação Continuada reagendará o curso, para a data mais próxima possível, a fim de preservar o melhor interesse de todos. 7. 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Especialmente em caso de viagens, antes de se deslocar, solicitamos entrar em contato com a AEA Educação Continuada, a fim de confirmar as informações sobre data e local do curso, evitando transtornos.   Cancelamentos 9. As inscrições poderão ser canceladas, com a devolução dos valores pagos, a pedido do interessado até 10 dias corridos antes do início do curso. 10. No caso de inscrições canceladas, a pedido do interessado, com prazo inferior a 10 dias corridos antes do início do curso, não haverá devolução do valor pago, e o inscrito poderá transferir integralmente o seu crédito para outra turma interesse, pagando eventual diferença, se houver. No caso de não comparecimento no curso (no show), ou de comunicação de não comparecimento, e prazo inferior a 2 dias antes da data de início do curso, por qualquer motivo, 80% do valor total da inscrição (e não da parcela paga, em caso de pagamento parcelado) poderá ser transferido para outro curso oferecido pela AEA Educação Continuada, mas não haverá devolução de valores pagos. Os 20% restantes serão retidos como multa tendo em vista os custos antecipadamente despendidos para possibilitar a participação do inscrito. 11. Destacamos que em caso de inobservância dos comunicados da AEA Educação Continuada (especialmente nos termos do item 8 acima) não haverá reembolso de nenhuma espécie de despesas, incluindo, mas não se limitando a, passagem aérea e rodoviária, combustível, pedágio, locação de veículos, hospedagem, alimentação e outras.   Devolução de valores 12. Nas hipóteses de devolução de valores, o depósito do valor será realizado em 10 dias úteis, contados do envio do comprovante de pagamento e dos dados bancários do favorecido (agência, conta bancária, nome do titular da conta e CPF/CNPJ). 13. Será devolvido apenas o valor principal das parcelas pagas, deduzidas as despesas havidas com a operadora do cartão de crédito, emissão ou reemissão de boletos e tarifas bancárias. 14. Caso seja solicitada a reemissão de boletos, o valor das tarifas bancárias serão incluídos no valor do novo título.   Mora e inadimplemento 15. Os boletos emitidos para os cursos realizados, com data de pagamento posterior ao encerramento do evento, e não pagos até a data do seu vencimento, estarão sujeitos a multa de 2%, juros e correção monetária de 5% ao mês, e após 3 (três) dias serão automaticamente encaminhados ao cartório de protesto de título. 16. O aluno que, por qualquer motivo, cancelar a sua inscrição fora do prazo mencionado no item 9 ou deixar de comparecer ao curso, não se sujeita ao acima mencionado, mas permanece adstrito ao sistema de transferência de crédito descrito nos itens 8 e 10. 17. Caso a AEA Educação Continuada tenha que realizar a cobrança de quaisquer valores devidos em decorrência deste Contrato, a mesma poderá cobrar o reembolso de todas as despesas incorridas por conta de cobrança, judicial ou extrajudicial, de tais valores, incluindo custos de postagem de carta de cobrança, cobrança telefônica e despesas cartorárias.

AEA Cursos Ltda. São Paulo,