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Organização do Tempo: Como dar conta do recado?

Postado em Gestão ,     Escrito por Coordenadora: Arq. MSc. Daniela Corcuera, LEED AP, Especialista AQUA, EDGE Expert & Auditor, USGBC ProReviewer e Coach    em público junho 9, 2015

A organização do tempo é muito mais complexa em pequenas empresas ou escritórios nas quais o proprietário exerce várias funções, inclusive a de tocar o core business da empresa. Sem dúvida, não é uma tarefa fácil. A administração do tempo fica mais complexa ainda quando se fala em escritório de pequeno porte, no qual o arquiteto titular tem muitas vezes que atender ao cliente, fiscalizar a obra, administrar as finanças, dar instruções a faxineira e receber correspondência, dentre tantas outras inúmeras tarefas. O que acontece é que, neste caso, são tantas as interrupções que o rendimento e a produtividade caem drasticamente, fazendo com que a produção seja menor e requeira mais tempo. Ou seja, não se trata da quantidade de horas que trabalhamos, e sim da qualidade delas.

Para enfrentar o problema, sugiro um pequeno roteiro de planejamento:

Defina quantas horas semanais você tem disponíveis para o seu trabalho. Quarenta horas é um parâmetro médio, mas, em função do momento de vida de cada um é possível que você dedique mais ou menos horas, afinal você é um profissional liberal.

Divida estas horas entre Produção e AMA (Administração + Marketing + Atualização), sendo 75% para o primeiro e 25% para o segundo. A não ser que haja no escritório uma pessoa ou sócio para fazer especificamente as atividades de Administração e Marketing.

Faça uma lista das atividades a serem desenvolvidas em cada grupo AMA e Produção, assinalando aquelas que são prioritárias.

Utilize uma agenda para distribuir as atividades de Produção e AMA, mantendo a proporção acima. É comum utilizarmos a agenda somente para marcarmos os compromissos. A idéia aqui é que ela funcione também como um cronograma de trabalho diário, com escala de horas. É importante ser realista e deixar folgas entre uma atividade e outra, pois elas sempre são preenchidas.

Reserve sempre um momento do dia para resolver coisas pequenas, como telefonemas e limpar a caixa de e-mails.

Muito bem, agora é momento de ir para a Ação e ter Disciplina para cumprir o que foi planejado, o mais fielmente possível. Já sabemos que algumas coisas irão sofrer ajustes, mas tente seguir seu planejamento o máximo que conseguir.

Para manter-se dentro do planejamento siga mais estas dicas:

1) Ao chegar no escritório, comece revendo as tarefas do dia e a programação da agenda.

2) Identifique as atividades que são prioritárias, e tenha como metas a cumpri-las.

3) Se for necessário fazer algum ajuste de programação faça-o: é melhor encarar a questão do que ignorá-la.

4) Sem mais delongas, comece a trabalhar concentradamente, desenvolvendo suas atividades.

5) Ao surgirem novas “urgências” (dúvidas do estagiário, telefonemas, etc), diga que está ocupado no momento, e se será possível retomar o assunto mais tarde. Não aceite facilmente estas tentações de interrupção, pois elas irão desviar sua atenção das prioridades, fazendo com que perca a produtividade.

6) Quando surgir um novo trabalho para desenvolver (um novo projeto, consultoria, obra, etc), avalie a sua agenda e não se precipite em marcar as entregas, ocupando todos os espaços vazios, no curto prazo. Sempre surgem novos trabalhos e quanto mais espaçados estiverem, uma melhor visão você terá de médio e de longo prazo.

7) Ao final do dia, avalie como foi o seu desempenho e replaneje o dia seguinte. Podem ser necessários alguns ajustes.

Seguindo estas dicas, esperamos que você chegue ao fim do dia satisfeito e feliz por ter tido um dia produtivo!!

sobre o autor
Coordenadora: Arq. MSc. Daniela Corcuera, LEED AP, Especialista AQUA, EDGE Expert & Auditor, USGBC ProReviewer e Coach
É arquiteta e mestre em Arquitetura Sustentável pela FAU-USP, capacitada em Coaching pelo Erickson Institute, aprovado pelo International Coach Federation. É consultora, atuando com certificações ambientais, materiais de construção e projetos, diretora da empresa Quanta Studio (antiga Casa Consciente). É LEED Accredited Professional, pelo USGBC (United States Green Building Council), com especialidade BD+C (Building Design and Construction), é a primeira EDGE Auditor no Brasil pelo GBCI e formada pela Fundação Vanzolini para o processo AQUA, todos sistemas de certificação de empreendimentos eco-eficientes. É Pro Reviewer do USGBC para avaliação de cursos educacionais de educação continuada. Atua como consultora e auditora do Instituto Falcão Bauer de Qualidade, no grupo do Selo Ecológico para certificação de materiais. Ministra diversos cursos de atualização e desenvolvimento profissional e pós-graduação, é docente do Instituto Presbiteriano Mackenzie, Belas Artes, FAAP, SENAC, INBEC e AEA Educação Continuada, havendo capacitado mais de 2.000 alunos nos últimos 12 anos. Criadora da Etiqueta Quântica Matéria, sistema de análise e classificação ambiental de produtos para a construção civil. É membro do comitê de materiais do GBC Brasil para o desenvolvimento do LEED e Referencial Casa. E‚  Desde 2005 ministra cursos e workshops na área de gestão de negócios e serviços e gestão de pessoas.