ATENDIMENTO (11) 26261594

Organização do Tempo: Como dar conta do recado?

Postado em Gestão ,     Escrito por Coordenadora: Arq. MSc. Daniela Corcuera, LEED AP, Especialista AQUA, EDGE Expert & Auditor, USGBC ProReviewer e Coach    em público junho 9, 2015

A organização do tempo é muito mais complexa em pequenas empresas ou escritórios nas quais o proprietário exerce várias funções, inclusive a de tocar o core business da empresa. Sem dúvida, não é uma tarefa fácil. A administração do tempo fica mais complexa ainda quando se fala em escritório de pequeno porte, no qual o arquiteto titular tem muitas vezes que atender ao cliente, fiscalizar a obra, administrar as finanças, dar instruções a faxineira e receber correspondência, dentre tantas outras inúmeras tarefas. O que acontece é que, neste caso, são tantas as interrupções que o rendimento e a produtividade caem drasticamente, fazendo com que a produção seja menor e requeira mais tempo. Ou seja, não se trata da quantidade de horas que trabalhamos, e sim da qualidade delas.

Para enfrentar o problema, sugiro um pequeno roteiro de planejamento:

Defina quantas horas semanais você tem disponíveis para o seu trabalho. Quarenta horas é um parâmetro médio, mas, em função do momento de vida de cada um é possível que você dedique mais ou menos horas, afinal você é um profissional liberal.

Divida estas horas entre Produção e AMA (Administração + Marketing + Atualização), sendo 75% para o primeiro e 25% para o segundo. A não ser que haja no escritório uma pessoa ou sócio para fazer especificamente as atividades de Administração e Marketing.

Faça uma lista das atividades a serem desenvolvidas em cada grupo AMA e Produção, assinalando aquelas que são prioritárias.

Utilize uma agenda para distribuir as atividades de Produção e AMA, mantendo a proporção acima. É comum utilizarmos a agenda somente para marcarmos os compromissos. A idéia aqui é que ela funcione também como um cronograma de trabalho diário, com escala de horas. É importante ser realista e deixar folgas entre uma atividade e outra, pois elas sempre são preenchidas.

Reserve sempre um momento do dia para resolver coisas pequenas, como telefonemas e limpar a caixa de e-mails.

Muito bem, agora é momento de ir para a Ação e ter Disciplina para cumprir o que foi planejado, o mais fielmente possível. Já sabemos que algumas coisas irão sofrer ajustes, mas tente seguir seu planejamento o máximo que conseguir.

Para manter-se dentro do planejamento siga mais estas dicas:

1) Ao chegar no escritório, comece revendo as tarefas do dia e a programação da agenda.

2) Identifique as atividades que são prioritárias, e tenha como metas a cumpri-las.

3) Se for necessário fazer algum ajuste de programação faça-o: é melhor encarar a questão do que ignorá-la.

4) Sem mais delongas, comece a trabalhar concentradamente, desenvolvendo suas atividades.

5) Ao surgirem novas “urgências” (dúvidas do estagiário, telefonemas, etc), diga que está ocupado no momento, e se será possível retomar o assunto mais tarde. Não aceite facilmente estas tentações de interrupção, pois elas irão desviar sua atenção das prioridades, fazendo com que perca a produtividade.

6) Quando surgir um novo trabalho para desenvolver (um novo projeto, consultoria, obra, etc), avalie a sua agenda e não se precipite em marcar as entregas, ocupando todos os espaços vazios, no curto prazo. Sempre surgem novos trabalhos e quanto mais espaçados estiverem, uma melhor visão você terá de médio e de longo prazo.

7) Ao final do dia, avalie como foi o seu desempenho e replaneje o dia seguinte. Podem ser necessários alguns ajustes.

Seguindo estas dicas, esperamos que você chegue ao fim do dia satisfeito e feliz por ter tido um dia produtivo!!

sobre o autor
Coordenadora: Arq. MSc. Daniela Corcuera, LEED AP, Especialista AQUA, EDGE Expert & Auditor, USGBC ProReviewer e Coach
É arquiteta e mestre em Arquitetura Sustentável pela FAU-USP, capacitada em Coaching pelo Erickson Institute, aprovado pelo International Coach Federation. É consultora, atuando com certificações ambientais, materiais de construção e projetos, diretora da empresa Quanta Studio (antiga Casa Consciente). É LEED Accredited Professional, pelo USGBC (United States Green Building Council), com especialidade BD+C (Building Design and Construction), é a primeira EDGE Auditor no Brasil pelo GBCI e formada pela Fundação Vanzolini para o processo AQUA, todos sistemas de certificação de empreendimentos eco-eficientes. É Pro Reviewer do USGBC para avaliação de cursos educacionais de educação continuada. Atua como consultora e auditora do Instituto Falcão Bauer de Qualidade, no grupo do Selo Ecológico para certificação de materiais. Ministra diversos cursos de atualização e desenvolvimento profissional e pós-graduação, é docente do Instituto Presbiteriano Mackenzie, Belas Artes, FAAP, SENAC, INBEC e AEA Educação Continuada, havendo capacitado mais de 2.000 alunos nos últimos 12 anos. Criadora da Etiqueta Quântica Matéria, sistema de análise e classificação ambiental de produtos para a construção civil. É membro do comitê de materiais do GBC Brasil para o desenvolvimento do LEED e Referencial Casa. E‚  Desde 2005 ministra cursos e workshops na área de gestão de negócios e serviços e gestão de pessoas.
Termos e Condições
Contrato de Prestação de Serviços pela AEA Educação Continuada Data-Limite 1. As inscrições para os cursos se encerram 7 dias antes do início das aulas. Excepcionalmente, desde que existam vagas disponíveis, serão aceitas inscrições após a data limite. 2. A data-limite não garante a disponibilidade de vagas. Por isso, recomendamos a efetivação da inscrição/pagamento com antecedência.   Política de Descontos da AEA Educação Continuada 3. A AEA Educação Continuada oferece descontos às seguintes categorias, comprovada a condição mediante apresentação do documento competente, conforme o caso: (i) Grupos de profissionais (3 ou mais inscritos): 10% (ii) Estudantes de graduação e professores: 15%, não sendo aplicado à pós-graduação. (iii) Desconto para pacote de cursos: 10% para inscrições em 2(dois) cursos; 15% para inscrições em 3(três) cursos; 20% para inscrições em 4(quatro) ou mais cursos; 4. Os descontos mencionados nos itens (i, ii, iii) não são cumulativos e se aplicam ao pagamento à vista ou parcelados. Em todas as situações, prevalece o maior desconto.   Desconto especial por antecipação de inscrição  5. Inscrições pagas até 45 dias antes da data de início do curso receberão desconto de 10%, cumulativo em relação ao eventual desconto aplicado com base na “Política de Descontos da Academia” (itens 3 e 4 acima).   Reagendamentos 6. Os cursos da AEA Educação Continuada são ministrados a turmas abertas, formadas por adesão dos interessados. Por isso, a realização do curso depende da inscrição de um número mínimo de participantes, Na hipótese de quorum insuficiente, impossibilidade de comparecimento do professor ou outros imprevistos, a AEA Educação Continuada reagendará o curso, para a data mais próxima possível, a fim de preservar o melhor interesse de todos. 7. Excepcionalmente, a AEA Educação Continuada poderá substituir o professor inicialmente contratado por outro profissional, igualmente qualificado, a fim de preservar o melhor interesse de todos e contornar imprevistos ou conflitos de agenda. 8. Em caso de reagendamento, a AEA Educação Continuada avisará todos os inscritos, por e-mail, informando a nova data, razão pela qual o participante deve manter seu cadastro atualizado, informando o e-mail de contato que acesse com mais freqüência. O inscrito será automaticamente realocado na nova turma do curso de interesse, podendo solicitar a transferência da inscrição para outro curso ou a devolução dos valores pagos. Por isso, recomendamos atenção aos comunicados eletrônicos da AEA Educação Continuada no período que antecede a data prevista para a realização do curso. Especialmente em caso de viagens, antes de se deslocar, solicitamos entrar em contato com a AEA Educação Continuada, a fim de confirmar as informações sobre data e local do curso, evitando transtornos.   Cancelamentos 9. As inscrições poderão ser canceladas, com a devolução dos valores pagos, a pedido do interessado até 10 dias corridos antes do início do curso. 10. No caso de inscrições canceladas, a pedido do interessado, com prazo inferior a 10 dias corridos antes do início do curso, não haverá devolução do valor pago, e o inscrito poderá transferir integralmente o seu crédito para outra turma interesse, pagando eventual diferença, se houver. No caso de não comparecimento no curso (no show), ou de comunicação de não comparecimento, e prazo inferior a 2 dias antes da data de início do curso, por qualquer motivo, 80% do valor total da inscrição (e não da parcela paga, em caso de pagamento parcelado) poderá ser transferido para outro curso oferecido pela AEA Educação Continuada, mas não haverá devolução de valores pagos. Os 20% restantes serão retidos como multa tendo em vista os custos antecipadamente despendidos para possibilitar a participação do inscrito. 11. Destacamos que em caso de inobservância dos comunicados da AEA Educação Continuada (especialmente nos termos do item 8 acima) não haverá reembolso de nenhuma espécie de despesas, incluindo, mas não se limitando a, passagem aérea e rodoviária, combustível, pedágio, locação de veículos, hospedagem, alimentação e outras.   Devolução de valores 12. Nas hipóteses de devolução de valores, o depósito do valor será realizado em 10 dias úteis, contados do envio do comprovante de pagamento e dos dados bancários do favorecido (agência, conta bancária, nome do titular da conta e CPF/CNPJ). 13. Será devolvido apenas o valor principal das parcelas pagas, deduzidas as despesas havidas com a operadora do cartão de crédito, emissão ou reemissão de boletos e tarifas bancárias. 14. Caso seja solicitada a reemissão de boletos, o valor das tarifas bancárias serão incluídos no valor do novo título.   Mora e inadimplemento 15. Os boletos emitidos para os cursos realizados, com data de pagamento posterior ao encerramento do evento, e não pagos até a data do seu vencimento, estarão sujeitos a multa de 2%, juros e correção monetária de 5% ao mês, e após 3 (três) dias serão automaticamente encaminhados ao cartório de protesto de título. 16. O aluno que, por qualquer motivo, cancelar a sua inscrição fora do prazo mencionado no item 9 ou deixar de comparecer ao curso, não se sujeita ao acima mencionado, mas permanece adstrito ao sistema de transferência de crédito descrito nos itens 8 e 10. 17. Caso a AEA Educação Continuada tenha que realizar a cobrança de quaisquer valores devidos em decorrência deste Contrato, a mesma poderá cobrar o reembolso de todas as despesas incorridas por conta de cobrança, judicial ou extrajudicial, de tais valores, incluindo custos de postagem de carta de cobrança, cobrança telefônica e despesas cartorárias.

AEA Cursos Ltda. São Paulo,