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Validação e Auditoria de Planejamento

Postado em Gestão ,     Escrito por Aldo Dórea Mattos    em público junho 9, 2015

A validação de um cronograma por uma auditoria externa é de extrema importância para a manutenção do planejamento estratégico e qualidade final do projeto.

Os projetos de construção civil representam substanciais investimentos de risco, tanto para proprietários, quanto para construtoras. Empresas privadas, agências governamentais, fundos e companhias de desenvolvimento estaduais, proprietários das obras, investem montantes significativos para obter um produto final de qualidade aceitável. Já as construtoras investem muitos recursos em seu esforço para fornecer um produto confiável.

Os contratos de construção atuais partem do pressuposto de que cada parte realizará o combinado, conforme o plano de trabalho e o cronograma apresentados. Estes, por sua vez, devem ser válidos, razoáveis, racionais e factíveis, se a intenção é ter um projeto bem-sucedido e concluído com lucro.

Estabelecer cronogramas tornou-se progressivamente mais comum nos projetos de construção nos últimos 20 anos, na medida em que mais e mais ferramentas são disponibilizadas para os planejadores. Hardwares e softwares mais atualizados, acesso mais amplo à informação e uma melhor compreensão dos princípios, transformaram a elaboração de cronogramas numa especialidade da engenharia altamente recompensadora.

Nesta evolução, durante as duas últimas décadas, as antigas práticas e técnicas foram substituídas por outras mais sofisticadas e complexas. Atualmente, não é incomum encontrarmos cronogramas com milhares de atividades que geram um amplo espectro de relatórios e gráficos.

Mas além desses benefícios, todos estes fatores contribuíram para criar uma situação atual delicada em que, freqüentemente, se vêem cronogramas com elementos inadequados ou omissão de princípios básicos, incluindo a má utilização de processos e ferramentas. Por exemplo:

Sequência de atividades e vínculos ilógicos são comuns;

Recursos não são considerados no cronograma ou, quando são, carecem de nivelamentopara suavizar picos e vales do histograma (só 1 em cada 8 construtoras aloca recursos às atividades do planejamento!);

Conceitos de valor agregado não são utilizados com frequência para monitorar desempenho e gerar tendências;

Restrições de prazos são utilizadas abusivamente;

Calendários de trabalho são empregados inadequadamente;

A folga das atividades é consumida indevidamente;

Abusos deliberados são inseridos no cronograma a fim de criar pretextos para pleitos futuros.

Isto significa que todos os aspectos subjacentes à técnica de planejamento precisam ser verificados e validados por uma questão de transparência e de balanço contratual entre as partes envolvidas. Num mundo de complexidade crescente dos projetos de construção, com prazos progressivamente mais apertados e escassez de recursos, a validação e auditoria são ferramentas importantes para assegurar um gerenciamento apropriado do cronograma e do aumento de sua transparência.

Se os cronogramas de obra forem preparados adequadamente, os gerentes de construção, proprietários, fornecedores e subempreiteiros podem dispor de uma ferramenta eficiente e efetiva para controlar empreendimentos complexos, levados a efeito por uma gama de projetistas, engenheiros, fornecedores e subcontratistas de diversas especialidades.

O planejamento, a coordenação e a comunicação do plano de trabalho, do cronograma, do desempenho e do controle são, então, facilitados nos esforços de se alcançar o sucesso e a lucratividade dos projetos. No entanto, o “se” precisa se tornar “quando”. E isto significa que todos os aspectos subjacentes devem ser verificados por um planejador independente, experiente e qualificado em construção civil, à frente de um time de validação/auditoria. Antes de dar início a sua jornada na construção, é melhor saber para onde está indo do que tentar descobrir mais tarde onde você está.

Validação de cronograma

A validação de um cronograma é o processo através do qual proprietário e contratante recorrem à experiência de um terceiro, a fim de tornar válido e eficiente o cronograma de um determinado projeto, em todas suas características e componentes.

A validação é uma avaliação externa, feita por um perito em planejamento e construção, para garantir que o primeiro instrumento contratual — o cronograma — esteja correto em termos de escopo e de pressupostos, bem como livre de armadilhas. O cronograma validado deve representar o modelo de como a construtora pretende conduzir as atividades do plano de trabalho e de como o proprietário terá o trabalho entregue.

Não é raro encontrar investidores recorrendo a uma segunda e até mesmo a uma terceira avaliação. Por exemplo, avaliações por investidores em hipotecas, para obter um nível de confiabilidade nos resultados e no retorno sobre o investimento. Este processo de validação típico, contudo, não é uma prática comum na área da construção, mas contratantes e construtoras podem usufruir de benefícios sólidos ao adotar os procedimentos de validação e auditorias periódicas.

A validação ocorre quando o plano de trabalho original e, por extensão, o cronograma do projeto desenvolvido pela construtora e por seus subempreiteiros e fornecedores, é submetido ao proprietário e então avaliado por um especialista externo (ou time de especialistas), sendo finalmente aprovado como válido, sensato, racional e plausível. Válido, para ser aceito e reconhecido como instrumento oficial de comunicação e de compromisso; sensato, por basear-se em pressupostos que não extrapolam os limites do senso comum; racional, porque incorpora métodos de construção, produtividades e calendários apropriados, assim como uma disponibilidade de recursos compatível com a realidade do projeto; e factível, porque sua meta é alcançar os requisitos do projeto em termos de escopo, prazo e recursos.

Quando o cronograma referencial (linha de base ou baseline) desenvolvido pelo contratante é submetido ao seu cliente, os “validadores” realizam uma verificação geral de plausibilidade, avaliando a razoabilidade do cronograma em termos de observação dos marcos (milestones) e prazos, produtividades adotadas, alocação de recursos, e encadeamento lógico das atividades.

A equipe da validação verifica, então, se o escopo completo do trabalho está contemplado no cronograma, critica os meios e métodos propostos, requisita ajustes em algumas premissas de planejamento, formula perguntas à construtora e indica problemas em relação à forma e/ou ao conteúdo do cronograma.

As práticas de planejamento e de elaboração de cronogramas na construção tornaram-se mais complexas na medida em que a teoria se aprimorou, e podem produzir melhores subsídios para acompanhamento. Porém, não são imunes a procedimentos incorretos, lógica imprópria, utilização equivocada dos princípios, e manipulações (“truques”) por fins escusos. Durante a validação, o arquivo eletrônico do cronograma proposto é dissecado a fim de revelar todas as restrições, componentes, ferramentas, processos e técnicas aplicadas à organização do trabalho, atividades programadas e lógica.

Todas estas informações são analisadas à luz dos meios e métodos do contratante. Práticas padronizadas e julgamento de especialistas são utilizados para validar a correta aplicação dos princípios de planejamento e determinar a plausibilidade, o realismo e o risco do plano de trabalho.

O produto final ou a entrega do processo de validação é a baseline validada, um cronograma que pode servir eficientemente como referência para monitoração e controle do progresso do projeto. O gerenciamento do contrato e temas tais como o índice de desempenho do cronograma, atrasos do projeto e solução de reclamações podem, então, ser executados com base no cronograma validado.

sobre o autor
Aldo Dórea Mattos

Engenheiro civil (UFBA);
Advogado (UFBA);
Mestre em Geofísica (UFBA);
Presidente da Seção Brasileira da Association for the Advancement of Cost Engineering (AACE – www.aacei.org);
Certificado como Project Management Professional (PMP) pelo PMI;
Autor dos livros (todos pela Ed. Pini):
®    “Como Preparar Orçamentos de Obras”;
®    “Planejamento e Controle de Obras”;
®    “Patrimônio de Afetação na Incorporação Imobiliária”;
Experiência em projetos de infraestrutura nas áreas de energia, transportes e saneamento em diversos países;
Foi Coordenador da Qualidade de Obras e responsável pela fiscalização da reforma e ampliação do Aeroporto Internacional de Salvador (pela CONDER – Cia. de Desenvolvimento Urbano do Estado da Bahia);
Instrutor de cursos de Gerenciamento de Obras, Planejamento de Obras e Orçamento de Obras (21 Estados, 6.000+ participantes);

Consultor de planejamento e gerenciamento de obras em diversas empresas públicas e privadas;
Autor de diversos artigos em revistas especializadas e congressos internacionais;
Professor do MBA em Gerenciamento de Projetos da Fundação Getúlio Vargas (FGV) e de cursos da Fundação Instituto de Administração (FIA);
Diretor da Aldo Mattos Consultoria.